Kako nastaviti dogodek za zbiranje sredstev

Ne glede na to, ali se želite vključiti v aktivizem ali morate zbrati denar za bližnji namen, je dogodek zbiranja sredstev zabaven in učinkovit način za to. Izberite vzrok in vrsto dogodka, nato pa poiščite nekje kraj dogodka. Načrtujte dogodek in organizirajte vse potrebne zaloge, storitve in osebje, da boste poskrbeli za logistiko. Tržite zbiranje sredstev in prodajte vstopnice, da bodo ljudje dejansko prišli. Na dan dogodka se prepričajte, da ste se že zgodaj pripravili za zbiranje sredstev, da zagotovite njegovo nemoteno delovanje. Kmalu boste zbirali denar za nekaj, kar vam je pomembno, in pomagali drugim!

Koraki

Del eno od 6: Izbira vrste dogodka

1. eno Določite vzrok dogodka zbiranja sredstev. Izberite vzrok ali težavo, ki je za vas pomembna, če želite zbrati denar za dobrodelne namene. Zapišite razloge, zaradi katerih želite zbrati denar, če gre za osebni namen, na primerzbiranje denarja za svojo športno ekipo.
   • Na primer, lahko se odločite za zbiranje denarja za boj proti raku,humanitarna kriza v Sudanuali boj proti požaru v Avstraliji. Izberite samo eno pomembno vprašanje, za katero boste zbirali sredstva, da se ne boste preveč obremenjevali.
   • Če niste prepričani, za kaj želite zbrati denar, vendar veste, da se želite vključiti v zbiranje sredstev, poskusite govoriti z organizacijami v vaši skupnosti. Zavetišča za brezdomce, veteranske organizacije, šole in knjižnice pogosto potrebujejo financiranje in resnično boste vplivali na to v svoji skupnosti.
2. 2. Določite svoj cilj zbiranja sredstev. Določite znesek denarja, ki ga želite pokriti, to je znesek denarja, ki vam ostane, ko odštejete stroške, tako da izračunate, koliko potrebujete ali želite zbrati za vzrok. Če boste uporabljali to številko, boste lažje načrtovali preostanek dogodka.
   • Če na primer zbirate denar za boj proti gozdnim požarom v Avstraliji, lahko postavite neto cilj v višini 10.000 ameriških dolarjev, ki jih želite donirati dobrodelnim organizacijam, ki pomagajo temu. To pomeni, da želite zbrati 10.000 USD za namen in dovolj za kritje stroškov dogodka za zbiranje sredstev.
   • Če zbirate denar za kaj podobnega športni ekipi, lahko izračunate, koliko denarja potrebujete za stvari, kot so nova oprema ali potni stroški, ki vam bodo pomagali določiti cilj. Če potrebujete 1000 dolarjev za nove drese in 4000 dolarjev za potovanje na turnir, bi si neto zastavili 5000 dolarjev.
   • Najbolje je, da ste s svojimi donatorji in navijači popolnoma pregledni, kam bo šel denar, ki ga zbirate.
3. 3. Izberite ciljno publiko glede na to, za koga menite, da skrbi za vaš cilj. Premislite o namenu svojega dogodka za zbiranje sredstev in se odločite, ali bo namenjen splošni publiki ali pa bo ciljal na bolj specifično občinstvo, kot so prijatelji in družina članov vaše športne ekipe, poslovneži ali starši. To vam bo pomagalo izbrati vrsto dogodka in določiti, koga in koliko ljudi povabiti.
   • Na primer, velik dobrodelni namen, kot je zbiranje denarja za otroke v Sudanu, ima lahko veliko, bolj splošno ciljno skupino, ker gre bolj za svetovno vprašanje kot za lokalno.
   • Če zbirate denar za bolj oseben namen, na primer račune za veterinarja hišnega ljubljenčka, bi bilo bolj smiselno, da občinstvo omejite na družino, prijatelje in bližnje člane ožje skupnosti, za katere je vzrok pomembnejši.
4. 4. Ustvari proračun. Naredite seznam vseh stvari, za katere veste, da boste potrebovali denar za dogodek. Vključite stvari, kot so osebje, prostor za prireditve, hrana in pijača, vabila, gostujoči predavatelji ali zabavljači in drugi predmeti ali storitve, ki bodo stali.
   • Če še ne veste natančne cene vsega, kar boste morali plačati, je v redu. Lahko naredite preglednico z vsemi navedenimi stroški, nato pa jo nadaljujete z ocenjenimi stroški vsakega predmeta, ko nadaljujete z načrtovanjem.
   • Morda boste lahko dobili storitve, predmete in celo prostor za prireditve, ki jih prispevajo lokalna podjetja ali organizacije. Razložite jim, da za dobrodelne namene prirejate dogodek zbiranja sredstev in da lahko z donacijo za vaš dogodek pomagajo dostojnemu namenu in se izpostavijo za svoje podjetje.
5. 5. Glede na ciljno skupino in proračun izberite vrsto prireditve. Odločite se za nekaj tradicionalnega, kot so avtopralnica, tiha dražba alivečerjoče se ne počutite preveč ustvarjalni. Poskusite nekaj drugačnega, na primer dirko, vodni boj ali dodgeball turnir, če želite narediti nekaj bolj unikatnega in zabavnega.
   • Če na primer vodite zbiranje sredstev v korist šolskega benda, lahko organizirate prodajo ali karneval v šolskih tortah.
   • Poskrbite, da bo dogodek zabavna udeležba. Lahko bi imeli gostujoče govornike, skupino, aktivnosti po večerji ali karkoli drugega, kar bi lahko zabavali in angažirali goste. Bodite ustvarjalni!
   • Ko razmišljate o idejah za dogodek, lahko izbirate med servisnimi dogodki, kot so avtopralnice, in tekmovalnimi dogodki, kot so športni turnirji.

   Nasvet : Ne pozabite upoštevati namena zbiranja sredstev, svojega proračuna in ciljne skupine pri izbiri vrste prireditve, ki jo želite organizirati. Na primer, ne bi si želeli vodnega boja, če so vaša ciljna skupina starejši.

6. 6. Poiščite kraj za prireditev. Poiščite velike prostore za prireditve v zaprtih prostorih, kot so šole, kleti, restavracije ali konferenčni centri, če bo vaš dogodek potekal znotraj. Če prirejate prireditve na prostem, poiščite zunanje prostore, kot so parki ali športna igrišča.
   • Lahko poskusite ugotoviti, kje so bili organizirani drugi podobni dogodki, in se pozanimajte o razpoložljivosti teh krajev.
   Oglas

Del 2. od 6: Načrtovanje zbiranja sredstev

1. eno Načrtujte datum in uro. Prepričajte se, da je prostor, v katerega želite vrniti zbiranje sredstev, na voljo v želenem dnevu in uri in ga rezervirajte. Počakajte, da povabljeni odgovorijo, če je primerno, od zdaj do datuma dogodka.
   • Ne načrtujte dogodka na isti dan kot večji prazniki ali drugi veliki dogodki, da se izognete konfliktom in povečate število udeležencev.
2. 2. Oglejte si objekte izbrane lokacije, da načrtujete pripravo dogodka. Prepričajte se, da je na voljo dovolj prostora, in ugotovite, katere zaloge lahko uporabite, če sploh. Naredite zemljevid prostora in narišite, kam se bodo različne stvari dogajale na dan dogodka.
   • Če na primer zbirate sredstva na prireditvenem prostoru, kot je konferenčni center, imajo verjetno na voljo stvari, kot so mikrofoni, zvočni sistemi in druga elektronika, ki si jih lahko izposodite ali izposodite.
   • Če gostite zbiranje sredstev na prostem, načrtujte, kje bodo stvari, kot so parkirišča in koncesionarske kabine.
3. 3. Obvestite ustrezne organe in izpolnite vse zahtevane papirje. Raziskujte po spletu ali se pogovorite z drugimi, ki so na vašem območju gostili zbiralce sredstev, da ugotovite, katera dovoljenja so potrebna. Izpolnite vse zahtevane dokumente in plačajte kakršne koli pristojbine, da zagotovite, da je vaš dogodek zakonit in se izognete globam ali drugim težavam.
   • Če imate na primer tombolo, boste morda morali govoriti z igralnim organom. Če prodajate hrano, se boste morda morali obrniti na zdravstveni oddelek.
   Oglas

Del 3. od 6: Organizacija dogodka

1. eno Nakup vseh potrebnih zalog. Glejte seznam izdelkov, ki ste jih izdelali za svoj proračun. Pred časom kupite čim več zalog in se prepričajte, da veste, kje lahko dobite karkoli drugega, kar morate kupiti tik pred dogodkom.
   • Na primer, za tiho dražbo boste za dražbo potrebovali mize, odložišča, papir, pisala in donirano blago in storitve.
   • Če obedujete na svojem dogodku, boste potrebovali stvari, kot so hrana, pijača, kozarci, krožniki in jedilni pribor.

   Nasvet : Večje predmete, ki jih boste uporabili le enkrat, na primer mize in stole, lahko najamete pri podjetju za najem prireditev.

   
   
   
2. 2. Rezervirajte vse storitve, ki jih potrebujete za dogodek. Najemite osebje, ki ga potrebujete, na primer osebje za varovanje ali čakanje. Načrtujte hrano, zabavo in vse ostalo, kar potrebujete za zbiranje sredstev.
   • Na primer, če želite na prireditvi imeti zabavo v živo, rezervirajte skupino vnaprej. Če želite natančno nadzorovati vhod, najemite varnostnika, ki se bo udeležil vhodnih vrat. Če strežete hrano, si rezervirajte ekipo gostincev, ki bo oskrbovala hrano in postregla goste.
3. 3. Zberite skupino prostovoljcev, ki bo organizirala dogodek. Pogovorite se s prijatelji, družino, ljudmi, ki jih poznate, ki podpirajo vaš namen, in jih vprašajte, ali so pripravljeni pomagati pri vašem zbiranju sredstev. Zberite dovolj prostovoljcev, ki vam bodo pomagali pri dejavnostih pred dogodkom, pa tudi pri izvedbi samega dogodka.
   • Število prostovoljcev, ki jih potrebujete, je odvisno od obsega dogodka. Sestavite lahko seznam vseh različnih vlog in odgovornosti, pri katerih želite pomoč, da se odločite, koliko prostovoljcev potrebujete.
4. 4. Naloge vodenja in druge odgovornosti prenesite na svojo ekipo za prireditve. Ko sestavite ekipo, dodelite naloge članom svoje ekipe in se prepričajte, da vsi razumejo njihovo določeno delo ali nalogo. Člane ekipe spodbujajte, da postavljajo vprašanja, če jim ni jasno glede njihove naloge ali odgovornosti.
   • Če imate na primer tiho dražbo, boste morda pred dogodkom potrebovali 1-2 osebi, ki vam bodo pomagale pri trženju in prodaji vstopnic. Potem boste morda potrebovali 1 osebo, ki bo na dan dogodka prejemala donacije in ravnala z denarjem, 1 oseba bo usmerjala goste na parkirišče in 1 oseba bo goste napotila na njihova mesta.
   Oglas

Del 4. od 6: Trženje zbiranja sredstev

1. eno Promovirajte dogodek zbiranja sredstev na spletu. Za trženje dogodka uporabite družabna omrežja, e-pošto in morda spletno stran. Ustvarite strani za dogodek na Facebooku in Instagramu, da ga oglašate.
   • Če samo enkrat zbirate sredstva, morda ne bi bilo smiselno, da bi se trudili ustvariti spletno mesto za dogodek. Če pa vidite, da mečete več, se splača porabiti čas in trud za ustvarjanje vsaj osnovnega spletnega mesta, ki ga lahko uporabite kot ciljno stran z informacijami o dogodku.

   Nasvet : Prosite prijatelje, družino in zagovornike vašega razloga, da dogodek promovirajo prek njihovih kanalov v družabnih omrežjih. Lahko tudi poskusite lokalna podjetja vprašati, ali bi bila pripravljena vaš dogodek promovirati prek svojih družabnih medijev.

2. 2. Pošljite e-poštna sporočila vsem svojim stikom. Ustvarite več e-poštnih sporočil, vključno z začetnim obvestilom in 2-3 nadaljnjimi e-poštnimi sporočili, ki oglašujejo dogodek, ki vključujejo povezave do vseh kanalov družabnih medijev dogodka in informacije o nakupu vstopnic, donaciji in udeležbi. Ta e-poštna sporočila pošljite vsem osebnim stikom.
   • Prijatelje, družino in navijače lahko tudi prosite, naj vsako e-pošto posredujejo ali pošljejo na njihove sezname stikov, da razširijo besedo več ljudem.
3. 3. Za oglaševanje zbiranja sredstev uporabite tradicionalne medije. Vzemite oglasni prostor v lokalnem časopisu, če si ga lahko privoščite, ali se obrnite na uredništvo in poskušajte doseči novice o dogodku. Stopite v stik z lokalnimi radijskimi in televizijskimi postajami, če želite, da bodo poročale o vašem dogodku.
   • Lahko bi razmislili o drugih oblikah tradicionalnih medijev, kot so plakati in letaki, vendar ne pozabite, da te metode niso okolju prijazne. Uporabite jih le, če se vam zdi nujno, da se beseda razkrije.
4. 4. Predprodaja vstopnic za dogodek. Za spletno prodajo vstopnic uporabite brezplačno spletno mesto, na primer EventBrite. Vprašajte lokalna podjetja, če so pripravljena biti prodajna mesta za fizične vstopnice in oglašujte, kje so vstopnice na voljo, ko tržite dogodek.
   • Ponudite lahko popust za 'zgodnje ptice', da spodbudite ljudi k zgodnjemu nakupu.
   • Ponudite lahko tudi skupinski popust, da spodbudite ljudi, naj povedo svojim prijateljem in rezervirajo v večjih skupinah.
   • Razmislite o dogodku VIP z zgodnjim dostopom. Če na primer gostite tiho dražbo, lahko za VIP vstopnice zaračunate doplačilo, ki imetnikom omogoči predčasno vstop na dražbo in razvrščanje blaga. Če pa gostite dobrodelni koncert, se lahko pred koncertom srečate in pozdravite za VIP-je.
   Oglas

Del 5. od 6: Priprava financ

1. eno Odprite a bančni račun če je to potrebno na vašem območju. V mnogih ameriških zveznih državah morate na primer odpreti bančni račun za svojo dobrodelno organizacijo, če želite od javnosti prejemati donacije. Opravite nekaj raziskav na spletu, da ugotovite, ali je to potrebno tam, kjer živite.
   • Na račun vnesite ime in se prepričajte, da je jasno za davčne namene. Če na primer zbirate sredstva za otroka po imenu Susan Baker, ki se zdravi zaradi raka, ime računa poimenujte kot »Donacijski sklad Susan Baker«.
2. 2. Vzemite zaklepnico in se preoblecite, če nameravate prejemati denar in čeke. Gotovino in čeke, ki jih prejmete, shranite v zaklepanje. Tudi v omari naj ostane drobiž ali pa naj oseba, ki je odgovorna za donacije, obdrži drobiž v pakiranju ali denarni torbi.
   • Če boste donacije prejemali s čeki, natisnite ali napišite velik, jasen napis, ki darovalcem sporoča, komu se plačajo čeki, ki jih lahko postavite nekam, ki so vidni med dogodkom.
3. 3. Pridobite pravo opremo, če želite prejemati plačila s kreditno kartico. Če želite prejemati plačila s kartico, si priskrbite avtomat za kreditne kartice ali mobilno plačilno napravo, kot je Square, ki deluje z mobilnimi telefoni.
   • Zavedajte se, da ima Square vezane provizije in da družbe, ki izdajajo kreditne kartice, plačujejo odstotek vsake prodaje.
   • Za pomoč pri sprejemanju donacij lahko nastavite tudi račun PayPal.
   Oglas

Del 6. od 6: Nastavitev in vodenje dogodka

1. eno Začnite s postavitvijo dan pred ali zelo zgodaj na dan dogodka. Vedno obstajajo napake v zadnjem trenutku, ki povzročajo zamude, zato se prepričajte, da se začnete pripravljati že pred začetkom vašega dogodka. Vprašajte, ali lahko dan ali noč nastavite pred dogodkom, če ga gostite v notranjem prostoru, ali zjutraj pridite tja, da začnete z nastavitvijo na dan dogodka, da zagotovite, da bo vse potekalo brez težav.
   • Poskusite pridobiti skupino prostovoljcev, ki bo pomagala ustanoviti, tako da prosite prijatelje, družine in velike podpornike vašega vprašanja, če so pripravljeni priskočiti na pomoč pri ustanovitvi.
2. 2. Po pripravi izvedite vadbo z osebjem prireditve. Prepričajte se, da vsi vedo, kje naj bi bili med dogodkom in kakšne so njihove odgovornosti. To bo zagotovilo, da bo dogodek potekal brez težav in da med pomočniki ne bo zmede.
   • Na primer, če je na prireditvi parkiranje, naj eden od vaših pomočnikov vadi usmerjanje namišljenega prometa. Če bo kdo gostil goste, naj vadijo, kako bodo to storili.
3. 3. Navedite jasna navodila za goste. Poskrbite, da bodo udeleženci natančno vedeli, kam naj gredo in kakšna je funkcija posameznega prostora. Ustvarite znake ali izročke s podrobnostmi o dogodku, na primer časovnico in zemljevid.
   • Če na primer izvajate tiho dražbo, naredite velike napise, ki določajo, kje se lahko sprejmejo ponudbe, kje ljudje gredo plačati in katere druge potrebne informacije.

   Nasvet : Če morate med dogodkom zagotoviti ustna navodila, pred namestitvijo gostov nastavite zvočni sistem in mikrofon ter ga preizkusite.

4. 4. Postavite nekoga, zadolženega za prejemanje in obdelavo donacij. Pripravite mizo za donacije in dodelite prostovoljca, ki bo ves čas upravljal mizo, da zbira donacije in ravna z denarjem. Poskrbite z zaklepanjem za gotovino in čeke ter opremo, potrebno za sprejemanje kakršnih koli drugih načinov plačila, na primer s kreditno kartico ali kvadratnim sistemom.
   • Poskrbite, da bo nekdo ves čas gledal mizo denarja in donacij. Če mora glavna odgovorna oseba vstati in iti v kopalnico ali kaj drugega, poskrbite, da jih bo nekdo začasno nadomestil.
5. 5. Med prireditvijo sodelujte z gosti. Bodite pozitivni in energični. Vprašajte goste, ali se imajo lepo in ali imajo kakšne povratne informacije. Sporočite jim, kako hvaležni ste za njihovo prisotnost in radodarnost.
   • Razmislite tudi o načinih, kako privabiti goste v splet. Na primer, lahko ustvarite hashtag za dogodek in prosite goste, da delijo svoje izkušnje prek socialnih medijev s hashtagom. Na Instagramu lahko ustvarite tudi filter dogodkov in gostje naložijo slike s pomočjo filtra, medtem ko so navzoči.
6. 6. Pošljite zahvalo navijačem in gostom po koncu dogodka. Takoj ko se dogodek zaključi, v družabnih omrežjih objavite splošna zahvalna sporočila navijačem, donatorjem, prostovoljcem in gostom. Pošljite osebne zahvale po e-pošti vsem, ki imate kontaktne podatke, 1-2 dni po dogodku.
   • Vključite informacije o tem, koliko denarja ste lahko zbrali, in opozorite vse, za kaj gre denar.
   • Navedite ustrezne informacije o tem, kako lahko ljudje še naprej podpirajo vzrok. Na primer povezave do dobrodelnih organizacij, ki neprestano prejemajo donacije za kaj podobnega lakoti po svetu.
   Oglas

Vprašanja in odgovori v skupnosti

• Vprašanje Kako lahko promoviram zbiranje sredstev?Rob Wu
  Strokovnjak za digitalno zbiranje sredstev in množično financiranje Rob Wu je izvršni direktor podjetja CauseVox, digitalne platforme za zbiranje sredstev, namenjene neprofitnim organizacijam. CauseVox si pomaga, da bi dobrodelci z manj truda zbrali več denarja. Rob je zbral več kot 200.000 ameriških dolarjev za lastne neprofitne projekte množičnega financiranja, njegovo delo pa so prepoznali CNN, Christian Science Monitor in Wall Street Journal.Rob WuStrokovni odgovor strokovnjaka za digitalno zbiranje sredstev in množično financiranje Pošljite e-pošto ljudem, ki jih poznate, in potencialnim donatorjem, ki pojasnjujejo, kaj poskušate doseči.
• Vprašanje Ste lahko premladi, da bi gostili zbiranje sredstev? Sem mlajši od 13 let. Morda boste potrebovali pomoč odraslih, vendar nikoli niste premladi, da bi zbirali sredstva. Moja hči je to storila, ko je bila stara 8 let.
• Vprašanje Kaj naj napišem na letake? Napisati morate le privlačne ključne točke, na primer ime dogodkov in ponudbe (igre! Žrebanje! Hrana!) Itd. Navedite, komu je namenjen dogodek in ime koga. jo izvaja. Po možnosti vključite sponzorje.
• Vprašanje Kje lahko izvedem dogodek za zbiranje sredstev? Nekatere možnosti so lokalna telovadnica, park, cerkev ali skupnostni center.
• Vprašanje Ali je prodaja hrane dobra ideja za zbiranje sredstev? Da, in številne organizacije so zbrale potrebna sredstva s pomočjo prodaje, kot je prodaja pekov.
• Vprašanje Kako najdem nekoga, ki je dober načrtovalec zbiranja sredstev in ga načrtuje zame? Internet je običajno dober kraj za začetek. Preverite in preverite, ali ima kdo, ki ga gledate, uveljavljeno evidenco dobrega načrtovalca. Zaženite hitro iskanje z Googlom na vsem, kar najdete. Poiščite stvari, kot so priporočila strank in pregledi, če lahko. Ne pozabite, da so majhni, manj znani fantje včasih prav tako dobri, zato lahko poskusite tvegati.
• Vprašanje Ali lahko prireditev zbiranja sredstev organiziram zunaj? Zunanji dogodki so odlična ideja, če je vreme lepo in ste lastnik nepremičnine. Če je lastnina, ki je ni vaša, boste pred nadaljevanjem potrebovali dovoljenje lastnika zemljišča.
• Vprašanje Ali potrebujem pravne dokumente za organizacijo dogodka zbiranja sredstev? Odvisno od konkretnih dogodkov, ki se bodo zgodili pri zbiranju sredstev. Če na primer imate tombolo ali prodajate vstopnice 50/50, se obrnite na lokalne igralniške organe. Če strežete ali prodajate alkoholne pijače, si oglejte licenco za alkoholne pijače.
• Vprašanje Kakšni naj bodo okraski za tombolo? Na stojnici, iz katere prodajate tombole, lahko postavite znake, plakate in druge oblike oglasov. Uporabite veliko barv in po možnosti prikažite nagrade.
• Vprašanje Ali lahko za svoj projekt zbiranja sredstev najamem plesalce, glasbenike in umetnike? Da. Prepričati se morate, da so izvajalci primerni za vaš dogodek, in poskrbite, da imate njihovo plačilo ter vse potrebne materiale, zaloge ali opremo. Morda boste celo našli nekaj umetnikov, ki so pripravljeni dati svoj čas za vaš namen.